Соискатель приехал на собеседование из другого города. Если компания сама оплатила проезд и проживание соискателя Если кандидату возмещены его расходы

Нередко организации проводят мероприятия по подбору персонала во вновь открывающихся региональных отделениях. Окончательное решение о приеме кандидатов принимается после дополнительных встреч и тестирования, для чего кандидаты приглашаются в региональные центры организации. При проведении такого собеседования организация оплачивает проезд и проживание кандидата.
Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить суммы налога. Исключением могут быть доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. ст. 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227, 227.1 и 228 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс), так указанные статьи регулируются (п. 2 ст. 226 НК РФ).
Как же быть с НДФЛ при оплате за кандидатов стоимости проезда и проживания в месте проведения собеседования?

Если кандидату возмещены его расходы

Если кандидат самостоятельно оплачивает свой проезд и проживание до места собеседования, организация может брать на себя возмещение указанных расходов. При этом она сама уплачивает налог в бюджетную систему.
Организация, удерживает НДФЛ при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ), налогоплательщик получает возмещение за вычетом налога. При этом организация обязана перечислить суммы исчисленного налога не позднее дня фактического получения денег в банке для выплаты кандидату возмещаемых ему расходов (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Кроме того, организация должна представить в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах кандидата и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов. Такие сведения подаются ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом - календарным годом (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Справка. В Налоговом кодексе РФ сказано, что от НДФЛ могут быть освобождены суммы, связанные с проездом на работу в другую местность и возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217). Компенсация же расходов при переезде в другую местность предусмотрена лишь в случае заключения трудового договора (ст. 169 ТК РФ). А для кандидатов эти поездки не являются переездом на работу в другую местность. Расходы, связанные с проездом и проживанием производятся в целях дальнейшего трудоустройства не сотрудника, а только соискателя рабочего места. Таким образом, оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Если кандидат использует ресурсы организации

Если организация оплачивает кандидату проезд и стоимость проживания, не выплачивая никаких доходов в денежной форме (например, выдает проездной билет), то у нее нет возможности удержать НДФЛ. В этом случае она обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором произошла оплата (до 31 января следующего года), письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Согласно утвержденному Приказу ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ "О порядке предоставления в налоговый орган сведений о доходах физических лиц и сообщении о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц" (далее - Приказ N ММВ-7-3/576) сведения должны быть предоставлены в формате справки 2-НДФЛ. Форма справки 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.
В данном случае исчисляет, перечисляет в бюджет и отчитывается непосредственно физическое лицо - получатель дохода (пп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ). Декларация подается им по месту жительства по форме 3-НДФЛ (п. 3 ст. 228 НК РФ). Налог перечисляется не позднее 15 июля года, следующего за отчетным (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Иная точка зрения

Однако многие суды считают этот вопрос спорным. Арбитры придерживаются мнения, что оплата проезда и проживания кандидатов на собеседование не облагается НДФЛ, причем независимо от того, будет ли кандидат принят на работу или нет. Они аргументируют это тем, что если кандидат будет принят на работу, то расходы, произведенные на проезд и проживание, будут связаны с исполнением трудовых обязанностей, а следовательно, освобождены от уплаты налога согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ. В случае если кандидат не получил вакантное место, никакой экономической выгоды он не получает. В этом случае арбитры считают, что расходы произведены исключительно в целях организации, а потому облагаемого дохода не возникает (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 N А56-35143/2011).
Минфин же и раньше придерживался мнения о том, что оплата проезда и проживания кандидата в месте собеседования облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170). В Письме финансисты ссылались на п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ, который предписывает учитывать в налоговой базе по НДФЛ все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы, право на распоряжение которыми у него не возникло. Оплата, по мнению Минфина, услуг проезда и проживания производится в интересах кандидата и признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, Минфин признал, что такие компенсации стоимости проезда и проживания кандидата в месте собеседования являются облагаемым доходом.
Подводя итог, скажем, что позиция Минфина понятна и обоснованна. Если кандидаты оплачивают проезд на собеседование, а компания потом возмещает расходы, то с них понадобится удержать НДФЛ. А если компания оплачивает билеты соискателей и не выплачивает никаких денег, надо сообщить о невозможности удержать НДФЛ в налоговую инспекцию.

Нередко организации проводят мероприятия по подбору персонала во вновь открывающихся региональных отделениях. Окончательное решение о приеме кандидатов принимается после дополнительных встреч и тестирования, для чего кандидаты приглашаются в региональные центры организации. При проведении такого собеседования организация оплачивает проезд и проживание кандидата.

Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить суммы налога. Исключением могут быть доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со статьями , и Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс), так указанные статьи регулируются ().

Оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ...

Справка. В Налоговом кодексе РФ сказано, что от НДФЛ могут быть освобождены суммы, связанные с проездом на работу в другую местность и возмещением командировочных расходов (). Компенсация же расходов при переезде в другую местность предусмотрена лишь в случае заключения трудового договора (). А для кандидатов эти поездки не являются переездом на работу в другую местность. Расходы, связанные с проездом и проживанием производятся в целях дальнейшего трудоустройства не сотрудника, а только соискателя рабочего места. Таким образом, оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Если кандидат использует ресурсы организации

Если организация оплачивает кандидату проезд и стоимость проживания, не выплачивая никаких доходов в денежной форме (например, выдает проездной билет), то у нее нет возможности удержать НДФЛ. В этом случае она обязана, не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором произошла оплата (до 31 января следующего года), письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Согласно утвержденному приказу ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 «О порядке предоставления в налоговый орган сведений о доходах физических лиц и сообщении о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц» (далее — приказ № ММВ-7-3/576), сведения должны быть предоставлены в формате справки 2-НДФЛ.

В данном случае исчисляет, перечисляет в бюджет и отчитывается непосредственно физическое лицо — получатель дохода (). Декларация подается им по месту жительства по форме 3-НДФЛ (п. 3 ст. 228 НК РФ). Налог перечисляется не позднее 15 июля года следующего за отчетным (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Иная точка зрения

Однако многие суды считают этот вопрос спорным. Арбитры придерживаются мнения, что оплата проезда и проживания кандидатов на собеседование не облагается НДФЛ, причем независимо от того, будет ли кандидат принят на работу или нет. Они аргументируют это тем, что если кандидат будет принят на работу, то расходы, произведенные на проезд и проживание, будут связаны с исполнением трудовых обязанностей, а следовательно, освобождены от уплаты налога согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. В случае, если кандидат не получил вакантное место, никакой экономической выгоды он не получает. В этом случае, арбитры считают, что расходы произведены исключительно в целях организации, а потому облагаемого дохода не возникает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 № А56-35143/2011).

Минфин же и раньше придерживался мнения о том, что оплата проезда и проживания кандидата в месте собеседования облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170). В письме финансисты ссылались на , который предписывает учитывать в налоговой базе по НДФЛ все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы, право на распоряжение которых у него не возникло. Оплата, по мнению Минфина, услуг проезда и проживания производится в интересах кандидата и признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, Минфин признал, что такие компенсации стоимости проезда и проживания кандидата в месте собеседования являются облагаемым доходом.

Подводя итог, скажем, что позиция Минфина понятна и обоснована. Если кандидаты оплачивают проезд на собеседование, а компания потом возмещает расходы, то с них понадобится удержать НДФЛ. А если компания оплачивает билеты соискателей и не выплачивает никаких денег, надо сообщить о невозможности удержать НДФЛ в налоговую инспекцию.

Консультант по налогам Ю.В. Голубева , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Пожалуйста поясните какими проводками оформить удержание НДФЛ:у нас проводки:Дт 60,02 Кт 51 - приобретен авиабилет по безналичному расчетуДт 91,02 (или 76) Кт 60,01 - оприходован акт оказания услуг.Какими проводками оформить НДФЛ.Так же поясните пожалуйста другую ситуацию. Например: предприятие оплатило проезд соискателю иностранцу. Впоследствии (по истечении какого-то времени например месяца 3-6) при получении рабочей визы соискатель принят на работу и возместил стоимость оплаченного проезда. (либо внес в кассу, либо удержанием из з/пл). Возникают ли в такой ситуации у предприятия какие-либо обязательства по налогам? И может ли при проверке налоговая инспекция предъявить претензии на предмет, что возмещена оплата проезда не сразу а по истечении какого-либо времени? Какими документами необходимо оформить во избежание претензий налогового органа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Минфин России против учета расходов на поиск персонала, если нужного специалиста не нашли

Если компания компенсирует кандидату стоимость проезда к месту проведения собеседования, с этой суммы она обязана удержать НДФЛ

Минфин России убежден, что в случае компенсации или оплаты потенциальным работодателем стоимости проезда и проживания соискателя у последнего образуется доход, облагаемый НДФЛ (письма от 28.10.10 № 03-03-06/1/669 , от 19.08.10 № 03-03-06/1/562 и от 06.08.10 № 03-04-06/6-170). Ведь хотя кандидат и приезжал на собеседование в головной офис по инициативе организации, он при этом преследовал еще и собственные цели, поскольку стремился устроиться на работу* (письмо Минфина России от 06.08.10 № 03-04-06/6-170):

Целесообразно делать копии с паспортов всех кандидатов, которым организация оплачивает проезд и проживание в месте проведения собеседования

« Ссылка на то, что приглашение на собеседование осуществляется исключительно в интересах организации, является необоснованной, поскольку такое собеседование проводится и в интересах физического лица, претендующего на поступление на работу в данную организацию».

Такой доход считается полученным соискателем в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Тем не менее компания обязана определить сумму этого дохода, рассчитать с нее НДФЛ, удержать налог и перечислить его в бюджет* (п. , и ст. 226 НК РФ). У нее не возникнет с этим сложностей, если речь идет о возмещении кандидату понесенных им расходов. Соответствующую сумму налога организация удержит при выплате ему денежной компенсации.

Если компания не возмещает расходы, а самостоятельно приобретает для соискателя билеты или оплачивает его проживание в гостинице, она сможет удержать НДФЛ только у того кандидата, которого в итоге примет на работу. И то только при выплате ему зарплаты и, возможно, не всю сумму исчисленного налога сразу.

У соискателей, не прошедших собеседование, удержать налог, скорее всего, не получится. В этом случае необходимо будет сообщить в инспекцию и самому кандидату о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога* (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января года, следующего за тем годом, в котором организация оплатила его расходы на проезд и проживание. Чтобы оформить такое сообщение (оно составляется по форме 2-НДФЛ), понадобятся ФИО соискателя, его дата рождения, паспортные данные, адрес места жительства и ИНН (при наличии). Поэтому целесообразно делать копии с паспортов всех кандидатов, которым компания оплачивает или компенсирует стоимость проезда и проживания.

Елена Вайтман ,

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

2. Статья: Соискатель приехал на собеседование из другого города

Начальник кадровой службы намерен пригласить на собеседование соискателя работы из другой местности. Бухгалтеру важно представлять, кто финансирует эту поездку, как оформить документы, какие налоги и взносы заплатит компания и соискатель. Ответы на эти и другие вопросы - в статье.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя оплачивать проезд и проживание соискателя, приехавшего на собеседование из другого города. Но и запрета потратить собственные средства на эти цели, чтобы привлечь и расположить уникального специалиста, оно не содержит.

Порядок оформления приглашения на собеседование потенциального работника также не регламентирован никакими нормативными актами. Это дает возможность составить документы таким образом, чтобы минимизировать налоговую нагрузку.

НАЛОГИ И ВЗНОСЫ

Специалисты Минфина России в письмах от 30.06.2014 № 030406/31359 , от 28.10.2010 № 03-03-06/1/669 и от 19.08.2010 № 03-03-06/1/562 указывают, что расходы компании на проезд и проживание соискателя, приехавшего к месту проведения собеседования:

• - могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль , если они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ);
• - являются доходом физического лица - соискателя работы, полученным в натуральной форме, облагаемым НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
• - не облагаются страховыми взносами , поскольку не являются выплатой в рамках трудовых отношений, поэтому не относятся к объекту обложения в соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ипунктом 1 статьи 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

На основании заявления и прилагаемых к нему подтверждающих документов Р.К. Фаберже выдана согласованная сумма компенсации расходов, за вычетом удержанного с нее НДФЛ, 14 094 руб. (16 200 руб. – 16 200 руб. ? 13%).

Так как соискатель пока не является сотрудником ООО «Ресурс», использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя, расчеты с ним ведутся с применением счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», для аналитики счета лучше создать субсчет, например субсчет 76-6 «Расчеты с соискателями».

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями»

16 200 руб. (14 000 руб. + 1100 руб. + 1000 руб. + 100 руб.) - начислена компенсация расходов Р.К. Фаберже, связанных с приездом на собеседование;

ДЕБЕТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями» КРЕДИТ 68 «Расчеты по НДФЛ»

2106 руб. (16 200 руб. ? 13%) - исчислен и удержан из суммы компенсации НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

2106 руб. - перечислен в бюджет удержанный НДФЛ;*

ДЕБЕТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями» КРЕДИТ 50

14 094 руб. (16 200 руб. – 2106 руб.) - выдана из кассы сумма компенсации расходов Р.К. Фаберже, связанных с приездом на собеседование, за вычетом удержанного НДФЛ.

ЕСЛИ КОМПАНИЯ САМА ОПЛАТИЛА ПРОЕЗД И ПРОЖИВАНИЕ СОИСКАТЕЛЯ

Если компания самостоятельно приобретает для соискателя билеты, оплачивает его проживание в гостинице, состав бухгалтерских проводок будет несколько иным, чем в нашем примере.

Проводкой ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с разовыми подрядчикам» бухгалтер отразит суммы счетов, выставленных транспортной организацией и гостиницей.

Проводка ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разовыми подрядчикам» КРЕДИТ 51 зафиксирует факт оплаты этих счетов с расчетного счета компании.

Очевидно, что в этой ситуации у компании нет никакой возможности удержать НДФЛ из дохода соискателя, полученного в натуральной форме.

В этом случае необходимо будет сообщить в налоговую инспекцию и получателю дохода о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января 2015 года, оформив сообщение по форме 2-НДФЛ с признаком 2.*

О.В. Дунаева ,

эксперт журнала «Зарплата»

В случаях, когда организации привлекают иногородних специалистов для пополнения штата, часто возникает необходимость в компенсации кандидату затрат на проезд до места тестирования. В подобных обстоятельствах налоговые органы настаивают на взимании НДФЛ с сумм оплаты.

Налоговые органы: НДФЛ надо взимать

Налоговики руководствуются письмом Минфина России от 30.06.2014 № 03-04-06/31359. Специалисты финансового ведомства приводят в свою пользу следующие доводы:

• оплата стоимости проезда не попадает под нормы пункта 3 статьи 217 НК РФ, так как кандидаты на момент оплаты не оформили трудовые отношения;
• поездка соискателя вакансии не считается переездом на работу в иной местности;
• собеседование с лицами, желающими занять определенную должность, проводится в их интересах, а не в интересах заявивших вакансию компаний.

Основываясь на этих утверждениях, Минфин России в письме от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170 настаивает на том, что оплату организацией проезда кандидатов на должности следует считать доходом в натуральной форме и, как следствие, исчислить НДФЛ. При этом факт дальнейшего трудоустройства на взимание налога не влияет.

Пример:

ООО «Сигма» пригласила на собеседование в Москву кандидата на должность менеджера С.И. Зайцева, проживающего в Краснодаре. Стоимость билета на самолет составила 6650 рублей в один конец.

Собеседование закончилось безуспешно, и кандидат отбыл к месту проживания. Тем не менее, компания компенсировала перелет от Краснодара до Москвы в сумме 6650 рублей. С.И.Зайцев получил неполную сумму, поскольку из нее был удержан НДФЛ 13% (864,5 руб.). В итоге на руки кандидату было выдано 5785,5 рублей (6650-864,5 руб.).

Как быть с расходами на проживание кандидатов

Минфин России в письме от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170 указывает, что оплата проживания, если ее берет на себя принимающая кандидата компания, тоже подлежит обложению НДФЛ. Авторы письма считают, что физическое лицо - кандидат на вакансию - таким путем получает материальную выгоду.

Спорим с чиновниками

Для отстаивания своей позиции следует использовать аргументы, приведенные в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 N А56-35143/2011. Доводы судей условно можно разделить на два пункта:

• Для кандидатов, с которыми заключены трудовые договоры, расходы на проезд и проживание можно считать как затратами, связанными с трудовыми обязанностями работников. Основание - пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
• Для кандидатов, с которым трудовые отношения не оформляются, компенсации произведены в интересах предприятия. Поэтому потенциальные работники материальной выгоды не получали.

Для того, чтобы увеличить свои шансы на победу в споре с налоговыми органами можно порекомендовать выполнить два действия:

1. Издать приказ по организации о проведении собеседования. В документе указать, что мероприятие проводится для нужд организации и привести веские доводы по пополнению штата определенными специалистами.
2. Переводить средства на оплату непосредственно перевозчикам и отелям, не указывая в платежных поручениях конкретных физических лиц, за которых производится оплата.