Организация хранения в ведомственный архив. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций. Порядок хранения медицинской документации

Если архив находится в подчинении организации, не входящей в систему государственной архивной службы или является структурным подразделением предприятия, то он называется ведомственным. В данной статье мы расскажем о особенностях организации и правилах работы ведомственных архивов.

Из статьи вы узнаете:

Для работы в области архивного дела существует специально созданные архивные учреждения, однако помимо них на каждом предприятии существует свой архив - ведомственный архив (далее по тексту - ВА).

ВА не входят в систему государственной архивной службы, но при этом являются важным источником пополнения ее фондов.

Следует отметить, что само понятие "ведомственный архив" включает в себя центральный архив ведомства, архив областного учреждения и архив отдельного предприятия. В данном материале речь пойдет о последнем.

Документы ведомственного архива

ВА предприятия обеспечивает хранение деловых бумаг, созданных или полученных в ходе деятельности данной организации.

Для определения профиля ВА разрабатывается соответствующее положение о нем. Существует ряд типовых положений, общих для всех разновидностей ВА. Согласно этим положениям в ВА должны хранится следующие документы:

• документы постоянного срока хранения, относящиеся к деятельности организации и законченные текущим делопроизводством;
• документы временного срока хранения (более 10 лет), а также документы по личному составу;
• документы постоянного срока хранения и по личному составу, относящиеся к деятельности организаций, которые являются предшественниками данного предприятия;
• личные фонды деятелей науки и искусства, имеющих отношение к данной организации.

В ВА также могут находиться на хранении копии ценных документов, печатные и справочные издания, необходимые для работы.

К основным задачам ВА относится:

проведение мероприятий по комплектованию фонда;

хранение и учет единиц фонда;

обеспечение доступа к данным и работы с документаций;

методическая работа и контроль документооборота.

Объединенный ведомственный архив

В зависимости от текущих потребностей делопроизводства компании передача дел в объединенный ведомственный архив (ОВА) может осуществляться через 2-3 года после их окончания.

Если возникает необходимость принять дела в ОВА из других организаций, то кроме стандартной описи, нужно оформить акт сдачи материалов. В акте нужно зафиксировать факт передачи дел, а также всего учетно-справочного аппарата (указатели, картотеки, лист и дело фонда).

Заполнение учетных документов является завершающей процедурой приема деловых бумаг в ОВА.

Достаточно распространенной является ситуация, когда на государственное хранение передаются не все дела, находящиеся в ОВА. Оборот документов осуществляется ГАС. При этом учитываются материалы, которые находятся в архиве в составе разных фондов.

В ОВА могут храниться документы АФ РФ. При этом они подлежат централизованному государственному учету. Карточка фонда является средством осуществления данного учета.

Если в ОВА находятся деловые бумаги нескольких разных фондов, то необходимо завести список фондов и Книгу учета поступлений и выбытия единиц фонда.

Основными задачами ОВА является:

1. обеспечение руководителей и структурных подразделений компании необходимой информацией и исполнение запросов по требуемым данным;
2. обеспечение исполнения социально-правовых запросов;
3. работа по информационному обеспечению культурно-просветительских мероприятий компании;
4. обеспечение сотрудников, работающих в читальном зале ОВА, необходимыми информационными источниками.

Процесс комплектования государственных архивов и ОВА имеет много общего. Он состоит из выявления ресурсов комплектования, составления перечня деловых бумаг, которые подлежат помещению в Госархив, осуществление приема документации в архив. Работа по формированию ОВА должна производится при помощи и под руководством специалистов ГАС.

Читайте также:

Основные правила ведомственного архива

Правила ВА находятся в тесном взаимодействии с функциями данной структуры:

1. Осуществление комплектования фонда, приема деловых бумаг из структурных подразделений компании и других подведомственных структур. Проведение экспертизы ценности документации, находящейся в ОВА, ежегодно. Проведение отбора деловых бумаг для дальнейшего хранение и соответствующее их оформление.
2. Обеспечивать надлежащую сохранность компонентов фонда, поддерживать необходимый режим температуры и влажности, требуемые санитарно-гигиенические условия. Организовать учет документации, проверять наличие дел, своевременно проводить дезинфекцию документов, проводить реставрационные работы и топографирование, готовить передачу дел на государственное хранение.
3. Обеспечивать возможность использования документов, информировать руководство и сотрудников о составе данных, содержащихся в делах, исполнять соответствующие запросы организаций и граждан.
4. Контролировать работу делопроизводственных служб и оказывать им необходимую помощь. Составлять номенклатуру дел и участвовать в работе экспертных комиссий. Проверять соответствие оформления дел действующим стандартам и правилам, проверять работу архивов , находящихся в подведомственных структурах.

Более подробный список функций ОВА приведен в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

Хранение документов в ведомственных архивах

В целях обеспечения надлежащих условий хранения документов в ВА необходимо проведение ряда процедур, направленных на создание соответствующих условий, соблюдение нормативных режимов и организацию должной сохранности документации, исключающую возможность несанкционированного доступа или утрату данных, а также поддержание информационных носителей (бумажных или электронных) в оптимальном физическом состоянии.

ВА должно быть предоставлено либо специально построенное, либо переоборудованное здание или изолированные помещения.

Запрещено отводить под ВА помещения с повышенным уровнем влажности, плохо проветриваемые и неотапливаемые, а также ветхие здания. К ним также относятся подвальные и чердачные помещения и помещения, расположенные рядом с пищевыми складами, заведениями общественного питания, а также с организациями, занимающимися хранением, производством или использованием химических и взрывоопасных веществ.

Организация, создающая ВА, должна располагать:

1. хранилищем для хранения архивного фонда;
2. специальным помещением для организации приема, временного хранения и акклиматизации деловых бумаг;
3. специальные залы для работы исследователей;
4. отдельные, изолированные от хранилища, комнаты для сотрудников ВА.

Само помещение, отведенное для размещения ВА, должно отвечать следующим требованиям:

главный проход между рядами стеллажей должен составлять 120 см;

расстояние между стеллажами должно составлять 75 см;

наружная стена здания и стеллажи, параллельные ей, должны находится на расстоянии 75 см;

торец шкафа или стеллажа должны находиться от наружной стены на расстоянии 45 см;

нижняя полка стеллажа должна быть на высоте, не ниже 15 см от пола.

Форма хранения документов на стеллажах - коробки или связки. Хранение деловых бумаг на полу, подоконниках категорически запрещено.

Если стена помещения имеет окно, то стеллажи должны быть установлены перпендикулярно ей. Расстояние от окон и батарей центрального отопления должно быть не менее 0,6 м. Размещение шкафов и стеллажей вплотную к стенам и радиаторам не допускается.

Научно-справочный аппарат ВА и учетные документы должны храниться в специально приобретенных для этих целей сейфах и металлических шкафах. Эти меры предусмотрены с целью недопущения утраты, повреждения или несанкционированного доступа к данным.

Организационные основы ведомственного хранения документов были заложены в первых декретах Советской власти по архивному делу. Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» содержал принципиально важное положение о том, что архивы правительственных учреждений ликвидируются как ведомственные учреждения, а хранящиеся в них дела образуют Единый Государственный архивный фонд. Это означало отмену принципа постоянного хранения дел. В соответствии с декретом, дела необходимые для повседневной работы оставались в помещениях ведомства, но поступали в распоряжение Главного управления архивным делом.

Декрет Совета народных комиссаров РСФСР от 31 марта 1919 года «О хранении и уничтожении архивных дел» определял сроки хранения документов в ведомствах, а так же основы экспертизы их ценности.

В 1924 году Центрархив РСФСР начал разработку «Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». В 1925 году они были утверждены коллегии Центрархива и направлены в ведомства.

В конце 20-х годов состояние архивного дела на местах было неудовлетворительное. Налаживанию ведомственного хранения документов препятствовало отсутствие действенного контроля со стороны Центрального архивного управления. Акты обследования состояния ведомственных архивов сводились только к констатации недостатков.

Декрет о хранении и уничтожении архивных дел установил только порядок проведения экспертизы ценности дел специальной комиссией. Возникла необходимость в разработке ведомственных перечней дел, подлежащих постоянному и временному хранению. Но ведомства не занимались этой работой. Поэтому было предложено создать общий для всех учреждений перечень дел по типовым видам документов.

В первой половине 30-х годов архивные учреждения РСФСР приняли меры для налаживания ведомственного хранения документов низовых организаций, особенно колхозов и совхозов. В циркуляре ЦАУ РСФСР от 17 ноября 1930 года предлагалось немедленно взять на учет архивы этих организаций, осуществить прием на государственное хранение документов по 1927 год и обеспечит сохранность документов за более позднее время.

5 февраля 1936 года было принято постановление ЦИК и СНК СССР «ОБ упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР». В этом постановлении был определен состав документов ведомственного архива; организационно-правовое положение ведомственных архивов: отдел в составе народного комиссариата.

Все наркоматы и ведомства в обязательном порядке должны были пересмотреть состав архивов, изъять документы с истекшими сроками хранения, разработать перечни дел, не подлежащие дальнейшему хранению, оснастить архивы необходимыми техническими средствами и помещениями.

В связи с принятием этого постановления между архивами наркоматов было развернуто соревнование. 28 февраля 1936 года было утверждено «Типовое положение об архиве наркомата (центрального учреждения). Этим положением были установлены организационная структура архива, его задачи, права и обязанности заведующего архивом.

В 1936 году была развернута планомерная работа по проверки ведомственных архивов.

Все это дало свои положительные результаты. К 1 октября 1936 года полностью привели в порядок документы архивы секретариатов ЦИК СССР и ВЦИК, управлений делами СНКА СССР и РСФСР большинство наркоматов. В начале 1937 года некоторые наркоматы предприняли попытку улучшить состояние ведомственных архивов своих систем.

На установление контактов с ведомствами была направлена работа архивных учреждений в этот период.

ЦАУ СССР и РСФСР взято на учет 289 ведомственных архивов, согласовано 19 перечней документов со сроками хранения.

Постановление ЦИК и СНК СССР от 5 февраля 1936 года окончательно определило статус ведомственных архивов, заложило основы современной системы организации ведомственного хранения документов.

В середине 30-х годов в поисках новых форм хранения документов некоторые учреждения стали создавать объединенные межведомственные архивы. В архивах ряда наркоматов стали сосредотачиваться дела не только структурных подразделений, атак же и организаций непосредственного подчинения.

К началу Великой Отечественной войны сложилась довольно обширная сеть объединенных ведомственных архивов, охватившая различные категории учреждений, предприятий и организаций.

В Положении о Государственном архивном фонде СССР от 29 марта 1941 года сохранялась сложившаяся разновидность ведомственных архивов: архив учреждения и объединенный архив, с наделением их функции контроля за архивной частью делопроизводства и постановкой архивного дела как в учреждении, так и в подведомственных ему организациях.

В годы Великой отечественной войны архивы учреждений сильно пострадали, задержалось развитие их сети.

Проходившая в конце 50-60-х годов перестройка, в ходе которой комплектование и экспертиза ценности документов стали активной функцией государственных архивов, оказала положительное воздействие на организацию ведомственных архивов.

Важную роль в налаживании работы ведомственных архивов сыграло постановление Совета министров СССР от 25 июля 1963 года « О мерах по улучшению архивного дела в СССР». После его принятия министерства и ведомства стали больше уделять внимания обеспечению сохранности документов, приведению их в надлежащий порядок, в учреждениях активизировалось создание специальных архивов для концентрации материалов подведомственных организаций. Местные органы государственного управления приняли решение о создании объединенных архивов: здравоохранения, народного образования, торговли.

В конце 60-х годов в РСФСР появились первые объединенные междуведомственные архивы для хранения документов сельскохозяйственных учреждений

Решающее влияние на распространение объединенных архивов оказало постановление Совета министров РСФСР от 27 мая 1969 года «О мерах по дальнейшему улучшению архивного дела в РСФСР» Постановление обязывало министерства и ведомства создавать архивы для концентрации и централизации хранения документов подчиненных им учреждений. Объединенные ведомственные архивы должны были содержаться за счет средств получаемых по договорам от учреждений и предприятий за централизованное хранение пи использование архивных документов.

К 1971 году количество объединенных архивов выросло с 30 до 190.

Одновременно Главархив СССР предпринял усилия для методического обеспечения организации объединенных архивов. Появились рекомендации по созданию объединенных архивов и их комплектованию, а так же типовое положение об объединенном ведомственном архиве. В них говорилось о целесообразности создания таких архивов в системах органов государственного управления, суда и прокуратуры, в промышленности, сельском хозяйстве, строительстве, на транспорте, а так же в отраслях, связанных с обслуживанием населения.

Изменения, происходившие в управлении народным хозяйством в первой половине 70-х годов, оказали заметное влияние на расширение сети объединенных архивов в сфере материального производства. После выхода постановления Совета Министров РСФСР от 31 мая 1977 г. с указанием активизировать работу по созданию объединенных архивов почти в овсех автономных республиках, краях и областях местными органами власти принимались решения о создании укрупненных ведомственных архивов, а для междуведомственных архивов по сельскому хозяйству утверждались штатные расписания и фонд заработной платы, списки учреждений, передающих документы, выделялись помещения.

12 июня 1981 года Главархив СССР утвердил Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного объединения, согласно которому такой архив хранил документы управления (дирекции), головной организации объединения, структурных единиц объединения, учреждений, организаций и предприятий, подчиненных объединению.

Несмотря на расширение сети объединенных архивов, его темпы не устраивали сотрудников архивной службы. По инициативе Главархива РСФСР 13 августа 1980 года было издано постановление Совета министров РСФСР, которое послужило дополнительным стимулом в создании объединенных архивов. В 1980 году было создано 33 архива в 18 автономных республиках, краях и областях, в 1981-23, в 1982-48 архивов.

Архивы создавались в пределах общей штатной численности и фонда зарплаты, выделенных министерствам, дополнительных штатов не выделялось. На начало 80-х годов была утверждена на республиканском уровне должность заведующего объединенным архивом.

В 1986 году выходят «Основные правила работы ведомственных архивов», в которых вопросы работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, учета документов получили более обстоятельное развитие и конкретизацию. Правила в полном объеме отражают все изменения произошедшие в ведомственном хранении за последние двадцать лет (после выхода первых правил в 1963 году).Важно включение впервые в правила работы ведомственных архивов таких разделов как классификация документов в пределах архивного фонда, работа с документами по личному составу, организация работы архива: планирование, учет и организация труда. Система ведомственных архивов включает в себя: архив организации, центральный архив министерства, ведомства, центральный отраслевой архив

министерства или ведомства, объединенный ведомственный архив, объединенный междуведомственный архив.

В начале 90-х годов в Российской федерации насчитывалось около 940 укрупненных ведомственных архивов, где было сосредоточено примерно 21 млн.дел В этот период проблема сохранности и использования докмуентов на ведомственном уровне встала с особой остротой из-за разрушения союзных структур управления. Огромные документальные комплексы часто оставались бесхозными. Поэтому Правительство РСФСР 14 ноября 1991года было издано распоряжение об обеспечении сохранности документов ликвидированных министерств и ведомств СССР.

Реформы привели к тому, что взаимоотношения между министерствами и ведомствами, предприятиями, учреждениями резко изменились. Административно-командные отношения ушли в прошлое, появилось множество организаций негосударственного типа. Создание ведомственных архивных служб, в основе которых могли находится объединенные архивы стало практически нереальным. Увеличилась угроза гибели документов, особенно документов по личному составу. Которых накопилось только в учреждениях – источниках комплектования архивов России свыше 70 млн.дел. За 1992-1993гг. по неполным данным только на районном уровне погибло более 50 тыс. таких дел. В этих условиях объединенные архивы представляли эффективную форму хранения документов по личному составу.

По инициативе Росархива Правительство РФ 23 апреля 1992 года издало распоряжение, в котором рекомендовало органам исполнительной власти рассмотреть вопросы создания архивов для хранения документов по личному составу.В ходе выполнения распоряжения во многих регионах были созданы такие архивы. Сеть таких архивов в России развивалась достаточно быстро: в 1986 их было 128, а в 1992 – уже 250. В течение 1992-1993гг. в республиках краях и областях, представляющих 61 субъект Федерации, создано 705 таких архивов, из которых 94% действовало на бюджетном финансировании. В них было сосредоточено более 2,2 млн.дел.

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов. Что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена
подведомственная сеть В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с
документами невозможен. Но тем не менее многие федеральные органы
осуществляют общеотраслевую координацию деятельности

подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов. В последнее годы активизировалась

деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение.

Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение-хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение. Многолетняя практика показала возможность существования целого ряда промежуточных архивохранилищ в российских условиях.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки для ведомственного хранения документов. Перед тем как попасть на государственное или муниципальное хранение, архивные документы хранятся в ведомственных архивах, согласно срокам, установленным в законодательстве. Таким образом, ведомственное хранение документов - это хранение архивных документов в ведомственных архивах перед сдачей на их государственное хранение. Отсюда следует, что основной и главной задачей ведомственного хранения документов является сохранность архива организации до непосредственной передачи на государственное хранение.

Комплектование архивов для ведомственного хранения документов, в соответствие с действующим законодательством, производится на основании списков, которые составляют государственные и муниципальные архивы. Включение в эти списки негосударственных организаций, а также частных лиц осуществляется отдельно на основании договоров.

Для определения наиболее полного списка источников комплектования ведомственных архивов выявляются все организации, которые действуют в пределах зоны комплектования архива. После этого для организации ведомственного хранения документов необходимо установить связь со всеми этими организациями: завязать деловые контакты, проанализировать структуру, функции. Для ведомственного хранения документов очень важно знать состав и функции архивов всех организаций района. Для этого производится скрупулезный анализ планово-отчетных и других документов, просматриваются описи и номенклатуры дел. После проведения всех этих мероприятий делается вывод: необходимо ли ведомственное хранение документов данной организации. В зависимости от того, какие документы хранятся в ведомственном архиве, составляется паспорт архива организации. В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива и др.

Одной из самых важных проблем ведомственного хранения документов является сохранность этих самых документов на протяжении всего срока хранения. Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Для разрешения этой проблемы необходимо постоянно проводить меры по развитию и совершенствованию материально-технической базы архивов. Необходимо вовремя проводить ремонт зданий, средств хранения, архивного оборудования. Также очень важную роль играет обучение сотрудников. Хорошая квалификация архивистов и ответственных за делопроизводство и архив - это надежность и сохранность документов.

Как уже стало понятно, полнота и качество документов, поступающих на государственное и муниципальное хранение, напрямую зависит от правильной организации ведомственного хранения документов. Очень важную роль в этом играет паспортизации ведомственных архивов.

Медицинская документация, особенно первичная, играет основополагающую роль в правоотношениях между пациентом и медицинской организацией, поскольку удостоверяет факты и события, отражающие ход диагностики, лечения, и иных мероприятий. Обязанность по хранению медицинской документации в соответствии с пунктом 12 частью 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» возложена на медицинскую организацию.

Понятие медицинской документации

Согласно статье 1 Федерального закона от 24.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» термина «медицинская документация» не раскрывает.

В соответствии с приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.

Виды медицинской документации

В настоящее время единый нормативно - правовой акт, определяющий перечень медицинской документации, не принят.

Основным актом, устанавливающим формы медицинской документации, в настоящее время является Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030, который, однако, утратил силу в 1988 году. На сегодняшний день, данный Приказ может применяться медицинскими организациями в соответствии с рекомендацией Минздравсоцразвития России (письмо от 30.10.2009 № 14-6/242888).

С 9 марта 2015 года начал действовать новый Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению» который обновил множество форм медицинской документации.

Некоторые формы медицинской документации строго регламентированы не только указанным приказом Минздрава России, но и иными нормативными актами. Например, вкладыш в медицинскую карту амбулаторного (стационарного) больного при применении методов ВРТ (утвержден Приказом Минздрава РФ от 30.08.2012 № 107н).

В общем и целом, к медицинской документации относится: медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях; медицинская карта стационарного больного; медицинская карта туберкулезного больного; медицинская карта больного венерическим заболеванием; история родов; история развития новорожденного; медицинская карта прерывания беременности; индивидуальная карта беременной и роженицы; карта донора; медицинская карта студента ВУЗа; медицинская карта ребенка; история развития ребенка; медицинская карта стоматологического больного; индивидуальная карта беременной и родильницы; различного рода медицинские справки, выписки из амбулаторной карты, медицинской карты, направления в МСЭ и др.

Вопросы, касающиеся понятия, статуса и вида медицинской документации, форм медицинской документации подробно раскрыты в статье «Медицинская документация: статус и виды».

Порядок хранения медицинской документации

В соответствии с пунктом 12 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» медицинская организация обязана обеспечивать учет и хранение медицинской документации, в том числе бланков строгой отчетности.

Единый нормативно - правовой акт, определяющий порядок хранения медицинской документации в настоящее время отсутствует.

Нормы о порядке хранения медицинской документации содержаться в отдельных приказах по учетным формам. Интересно отметить, что Порядок заполнения учетной формы № 025/У «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях», утвержденный Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 834н в отличии от ранее действовавшей Инструкции по заполнению учетной формы № 025/У-04 «Медицинская карта амбулаторного больного», утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 № 255 содержит гораздо меньше информации о порядке хранения данного документа (например, отсутствует норма о сроке хранения данного документа после смерти больного). При этом порядок заполнения учетной формы № 025/У содержит положение о том, что Карты в регистратуре медицинской организации группируются по участковому принципу, Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «2Л».

Выдача медицинской документации пациенту

При хранении медицинской документации следует учитывать, что в соответствии с положениями части 4 статьи 22 и статьи 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ:

• выдача медицинской документации пациенту, которая является учетной, производится по его или законного представителя письменному заявлению, при наличии сведений в них, касающегося его здоровья, предоставляется ему в копиях либо для личного ознакомления, вынос медицинской документации за пределы медицинской организации не допускается;
• в целях соблюдения права пациента на врачебную тайну, медицинская документация выдается иным лицам в предусмотренных законом случаях либо с письменного согласия пациента.

Порядок хранения медицинской документации в архиве

Статьей 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» закреплено право организаций создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены статьями 17-26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В силу части 1 статьи 17 данного Федерального закона на организации возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативно - правовыми актами Российской Федерации.

При ликвидации медицинской организации архивные медицинские документы передаются на хранение в муниципальный архив (часть 10 статья 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Установленные сроки хранения медицинской документации

Общие сроки хранения медицинской документации в архиве регламентированы Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.

Основным актом, определившим сроки хранения для медицинской документации в медицинской организации, является Приказ от 04.10.1980 № 1030. Однако, как уже было сказано ранее, данный приказ утратил силу и нормативным актом не является.

Сроки хранения медицинской документации также регламентированы отдельными нормативно - правовыми актами в области здравоохранения. Например, протокол паталого - анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патологоанатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н).

Кроме того, на некоторые виды медицинской документации таковой срок не установлен (например, медицинская карта наркологического больного), однако, исходя из аналогии, следует, что срок хранения этого медицинского документа составляет 25 лет.

В общем и целом, в настоящее время установлены следующие сроки хранения по медицинской документации:

Экспертная комиссия по работе с архивной медицинской документации

Ведомственный акт здравоохранения, устанавливающий правила хранения и уничтожения архивных медицинских документов, до настоящего времени не разработан. В данном случае следует руководствоваться некоторыми положениями Основных правил работы архивов организации от 06.02.2002 и Перечня типовых документов, образующихся деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.

В целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав медицинского архива проводится экспертиза ценности документов. Данным вопросом занимается создаваемая в медицинской организации постоянно действующая экспертно - проверочная комиссия (ЭПК). Экспертиза ценности медицинских документов в медицинской организации проводится при составлении номенклатуры дел (это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме), в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, описи временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ЭПК занимается уничтожением тех форм медицинских документов, которые содержат значок ЭПК в нормативных документах, регулирующих сроки хранения. Такие нормативные документы были представлены в настоящей статье.

Уничтожение архивной медицинской документации

Медицинские документы уничтожаются по истечению срока хранения, а также на основании экспертизы ценности документов, выявившей документы, не подлежащих хранению. Уничтожение медицинских документов проводит комиссия (ЭПК), созданная на основании приказа руководителя медицинской организации. По результатам уничтожения медицинских документов составляется акт, в котором должны быть указаны уничтожаемые документы, способ их уничтожения, а также состав комиссии.

Ответственность за нарушения правил хранения медицинской документации

Статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ, в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 - 300 рублей; на должностных лиц - от 300 - 500 рублей.

В соответствии со статьей 13.25 часть 2 КоАП РФ, за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов, общество с ограниченной ответственностью может быть привлечено к административной ответственности в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 - 5 000 рублей; на юридических лиц - от 200 000 - 300 000 рублей.

Также Уголовным кодексом РФ (часть 1 статьи 325 УК РФ) установлена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года, либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишения свободы на срок до 1 года.

Организационные основы ведомственного хранения документов были заложены в первых декретах Советской власти по архивному делу. Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» содержал принципиально важное положение о том, что архивы правительственных учреждений ликвидируются как ведомственные учреждения, а хранящиеся в них дела образуют Единый государственный архивный фонд. Это означало отмену принципа постоянного хранения дел. В соответствии с декретом, дела необходимые для повседневной работы оставались в помещениях ведомства, но поступали в распоряжение Главного управления архивным делом. Декрет Совета народных комиссаров РСФСР от 31 марта 1919 года «О хранении и уничтожении архивных дел» определял сроки хранения документов в ведомствах, а так же основы экспертизы их ценности. Налаживанию ведомственного хранения документов препятствовало отсутствие действенного контроля со стороны Центрального архивного управления. Возникла необходимость в разработке ведомственных перечней дел, подлежащих постоянному и временному хранению. В первой половине 1930-х гг. архивные учреждения РСФСР приняли меры для налаживания ведомственного хранения документов низовых организаций, особенно колхозов и совхозов. 5 февраля 1936 г. было принято постановление ЦИК и СНК СССР «Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР», которое окончательно определило статус ведомственных архивов, заложило основы современной системы организации ведомственного хранения документов. В этом постановлении был определен состав документов ведомственного архива; организационно-правовое положение ведомственных архивов: отдел в составе народного комиссариата. Все наркоматы и ведомства в обязательном порядке должны были пересмотреть состав архивов, изъять документы с истекшими сроками хранения, разработать перечни дел, не подлежащие дальнейшему хранению, оснастить архивы необходимыми техническими средствами и помещениями. К началу Великой Отечественной войны сложилась довольно обширная сеть объединенных ведомственных архивов, охватившая различные категории учреждений, предприятий и организаций. В Положении о Государственном архивном фонде СССР от 29 марта 1941 г. сохранялась сложившаяся разновидность ведомственных архивов: архив учреждения и объединенный архив, с наделением их функции контроля за архивной частью делопроизводства и постановкой архивного дела как в учреждении, так и в подведомственных ему организациях. В годы Великой отечественной войны архивы учреждений сильно пострадали, задержалось развитие их сети. Проходившая в конце 50–60-х гг. XX в. перестройка, в ходе которой комплектование и экспертиза ценности документов стали активной функцией государственных архивов, оказала положительное воздействие на организацию ведомственных архивов.